Att tänka på vid arkivering

Arkivet är föreningens minne så förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Även fukt och mögel utgör en fara – fuktiga källarlokaler är inte lämpliga för förvaring av handlingar. Har föreningen själv inte möjlighet att förvara sina handlingar på ett betryggande sätt kanske det går att deponera dem hos någon arkivinstitution.

Vad ska vi spara på och hur gör vi?

Det blir mycket papper i en förening och egentligen skulle allt kunna vara intressant för forskare i framtiden. Men naturligtvis måste vi göra ett urval av vårt material.

Vad ska man då tänka på vid urvalet och vad kan man göra för att handlingarna ska bevaras i så gott skick  som möjligt?

Viktiga handlingar att spara

• Handlingarna som sparas ska belysa föreningens hela verksamhet.  Handlingar som produceras av föreningen själv.
• Brev eller liknande som skickas särskilt till just din förening som är av största vikt att spara.
• Föreningens protokoll och bilagor. I första hand undertecknade original.
• Verksamhets- års-, och revisionsberättelser.

Det är dokument som ger en helhetsbild av föreningens verksamhet, även här är det undertecknade original som ska sparas

Tidningsurklipp
Eftersom tidningspapper är skört gör kopior av urklippen, glöm inte att datera klippen och notera vilken tidning de tagits från.

Fotografier
När ni arkiverar fotografier bör ni försöka få med så mycket fakta som finns om bilden. Vad föreställer det, vem som tagit det osv.

Spara även: Affischer, kallelser, flygblad, program, stadgar, avtal, kontrakt
medlemslistor, medlems- och uppbördsböcker. Medlemstidningar och personalhandlingar.

Lite mindre viktigt att spara på!

• Handlingar som är skickade från en annan organisation som inte är direkt ställda till föreningen finns i de flesta fall sparat på annan plats exempel på sådant är:
• Inkommen allmän information från föreningens eventuella förbund eller distriktsorganisation.
• Om medlemsregister finns behöver man inte spara på prenumerationslistor och adresslistor.

Kontoutdrag, saldobesked, kassarapporter kan kastas om uppgifterna finns noterade i annan ekonomisk redovisning. Detsamma gäller verifikationer/kvitton. Tänk bara på att verifikationer måste sparas i sju år av föreningar med ekonomisk verksamhet som omfattas av bokföringslagen.

• Du kan kasta rekvisitioner, fraktsedlar, följesedlar, offerter, ordererkännande, dubbletter, icke-ifyllda blanketter och formulär.

Äntligen kommer vi till tips och goda råd

• Det är bra att ha en arkivansvarig i föreningen som ansvarar för att handlingarna finns samlade på ett ställe.
• Att  från början skilja på papper som är mer eller mindre viktiga, det spar arbete då det är svårare att sortera i efterhand.

Använd bra material!

I ett längre perspektiv kan vissa material förstöra dokument. Använd därför inte:

• Tejp är något man aldrig bör använda i arkivsammanhang.
• Plastfickor förstör efter en tid texten på ett papper
• Gem och häftklamrar rostar så småningom.
• Gummisnoddar torkar upp eller klistrar fast sig på pappret.

Arkivbeständiga material

Till protokoll, avtal och andra viktiga handlingar är det bäst att använda arkivbeständigt papper och bläck märkt ”Svenskt Arkiv”. Finns att köpa i närmaste bokhandel.

De flesta kopieringspapper är i dag åldringsbeständiga, har samma livslängd som arkivbeständigt papper men är inte lika slitstarka.

För dig som vill veta mer

• Hembygdsförbundets filmserie "Ta hand om arkiven". De tio filmerna är särskilt riktade till hembygdsföreningar. Du kan också beställa SHF:s arkivhandledning.
• Louise Högberg: Arkivera - Handbok för föreningslivet, Bilda förlag 2004. ISBN 91-574-7640-3
• Folkrörelsernas arkivhandbok. Arkiv och framtid i förening, utgiven av Folkrörelsernas arkivförbund och civildepartementet 1988. ISBN 91-38 09995-0. Allmänna förlaget.
• Ta hand om dina bilder. En hjälp till självhjälp av Mats Sjölin, utgiven av Näringslivets Arkivråd 1989. (Tel: 08-730 14 18)

Glöm inte att vi har Kalmar läns arkivförbund som gärna hjälper föreningarna i vårt län.

För mer information
Länsarkivarie Karin Lokrantz Nilsson
Kalmar läns Arkivförbund (KLAF)
Box 705
572 28 Oskarshamn
e-post: [email protected]
Telefon: 0491-880 32

Hemsida: www.arkivkalmarlan.nu