Riktlinjer för hantering av register


 

Riktlinjer för hantering av register

 

Bakgrund

Dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018 reglerar organisationers hantering av personuppgifter. Förordningen fastställer individens rättigheter, exempelvis rätten att bli borttagen från register och att få ut information om var uppgifter finns lagrade. Den fastställer även de skyldigheter som organisationer har avseende insamling och hantering av uppgifter

Ägare till register är bland annat skyldiga att:

  • Sprida kunskap om Dataskyddsförordningen inom organisationen
  • Se över vilka personuppgifter organisationen hanterar och lagrar
  • Ta bort onödig information och adresslistor
  • Till Dataskyddsinspektionen anmäla eventuella intrång eller risk att uppgifter hamnat i orätta händer

Syfte med riktlinjen

Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening ska ha en ändamålsenlig och säker hantering av register som följer dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018.

Målsättning med hanteringen

Genom att fastställa hur hantering av register sker i Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening ska efterlevnaden av dataskyddsförordningen bli tydlig för de som arbetar med register, de som ingår i register eller de som på något sätt berörs av register. Uppgifter ska hanteras på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade.

Vem i föreningen ansvarar?

I Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening är styrelsen föreningens högsta beslutande organ mellan årsmötena. Styrelsen leder föreningens verksamhet i enlighet med antagna stadgar och årsmötets beslut.

Styrelsen avser att leda verksamheten så att Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening har en ändamålsenlig och säker hantering av register i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018.

Inom styrelsen är kassören utsedd att hantera föreningens register.

Vilka uppgifter som hanteras

Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening avser inte att lagra personnummer eller information rörande exempelvis hälsa, sexuell läggning, religion eller politisk uppfattning i något register.

Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening lämnar inte ut information om föreningens medlemmar annat än antal medlemmar och genomsnittlig ålder på medlemmarna.

Medlemsregister

Föreningen består av röstberättigade medlemmar som är intresserade av att på olika sätt stödja föreningens arbete och främja hembygdsarbetet.

Syftet med uppgifterna i föreningens medlemsregister är att kunna kontakta medlemmarna.

Medlemmars uppgifter registreras i medlemsregistret då årsavgiften är betald. Barn vid familjemedlemsskap registreras ej.

 

I föreningens medlemsregister framgår följande uppgifter:

  • Typ av medlem: betalande medlem, hedersmedlem
  • Datum för inbetalning av årsavgift
  • För- och efternamn
  • Adress
  • Födelseår
  • Telefonnummer för styrelsemedlemmar
  • Mailadress för styrelsemedlemmar

Hur tillmötesgår föreningen den registrerades rättigheter?

Om Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening blir kontaktad av individ som önskar något av nedan alternativ, ska önskemålet tillgodoses skyndsamt (senast inom 30 dagar):

  • Individ som önskar bli borttagen från ett register som föreningen hanterar
  • Individ som önskar få ut information om var uppgifter finns lagrade
  • Individ som önskar få felaktiga uppgifter rättade

Vid intrång eller risk att uppgifter hamnat i orätta händer

Om Ytterby Hembygds- och Fornminnesförening upptäcker att intrång har skett eller att det finns risk att uppgifter har hamnat i orätta händer ska föreningen skyndsamt (senast inom 72 timmar) anmäla detta till Dataskyddsinspektionen.

Uppföljning

Ytterby Hembygds- och Fornminnesförenings styrelse ska årligen följa upp att föreningen arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) gällande från 25 maj 2018. Föreningens riktlinjer för hantering av register ska revideras då behov uppstår. Föreningen ska informera om dessa riktlinjer på hemsidan.

Editerad av: Fredrik Oleander (2019-02-23 09:49:14)