Riktlinjer för hantering av personregister


Förslag till Riktlinjer för hantering av personregister

Bakgrund                                                                                                                                                                                                                              Dataskyddsförordningen (GFPR) gällande från 25 maj 2018 reglerar organisationers hantering av personuppgifter. Förordningen fastställer Personens rättigheter, exempelvis rätten att bli borttagen från register och att få ut information om var uppgifter finns lagrade. Den fastställer även de skyldigheter som organisationer har avseende insamling och hantering av uppgifter.

Ägare till register är bland annat skyldiga att:

• Sprida kunskap om Dataskyddsförordningen inom organisationen

• Se över vilka personuppgifter organisationen hanterar och lagrar

• Ta bort onödig information och adresslistor

• Till Dataskyddsinspektionen anmäla eventuella intrång eller risk att uppgifter hamnat i orätta händer.

Syfte med riktlinjen                                                                                                                                                                                                                                  Svenneby hembygdsförening ska ha en ändamålsenlig och säker hantering av register som följer dataskyddsförordningen (GFPR) gällande från 25 maj 2018.

Målsättning med hanteringen                                                                                                                                                                                                            Genom att fastställa hur hantering av register sker i Svenneby hembygdsförening ska dataskyddsförordningen bli tydlig för de som arbetar med register, de som ingår i register eller de som på något sätt berörs av register. Uppgifter ska hanteras på ett lagligt, korrekt och öppet sätt i förhållande till den registrerade.

Vem i föreningen ansvarar?                                                                                                                                                                                                                           I Svenneby hembygdsförenings styrelse är föreningens högsta beslutande organ mellan årsmötena.

Styrelsen leder föreningens verksamhet i enlighet med antagna stadgar och årsmötets beslut. (Se Svenneby hembygdsförenings stadgar antagna 2000-03-22).

Styrelsen avser att leda verksamheten så att Svenneby hembygdsförening har en ändamålsenlig och säker hantering av register som är i enlighet med dataskyddsförordningen (GFPR) gällande från 25 maj 2018.

Inom styrelsen är kassören/sekreterare utsedda att hantera föreningens register.

Vilka uppgifter som hanteras?                                                                                                                                                                                                          Svenneby hembygdsförening avser inte att lagra personnummer eller information rörande exempelvis hälsa, sexuell läggning, religion eller politisk uppfattning i något register.

Svenneby hembygdsförening lämnar inte ut information om föreningens medlemmar annat än antal medlemmar samt hur många som av medlemmarna som är folkbokförda i Tanums kommun. Undantag kan vara om föreningen för eget ändamål behöver hjälp av extern part med post/epost utskick.                     

 Medlemsregister                                                                                                                                                                                                                                   Föreningen består av röstberättigade medlemmar som är intresserade av att på olika sätt stödja föreningens arbete och främja hembygdsarbetet.

(Se Svenneby hembygdsförenings stadgar antagna 2000-03-22)

Syftet med uppgifterna i föreningens medlemsregister är att kunna kontakta medlemmarna och att kunna föra statistik över antal medlemmar.

Medlemmars uppgifter registreras i medlemsregistret då årsavgiften är betald. Barn kan läggas till i medlemsregistret efter vårdnadshavarens samtycke.

I föreningens medlemsregister framgår följande uppgifter:

• Om medlem medlemmen är folkbokförd i Tanums kommunen eller ej

• Datum för inbetalning av årsavgift

• För- och efternamn

• Adress

• Mailadress om så lämnas

• Telefonnummer om så lämnas

Hur tillmötesgår föreningen den registrerades rättigheter?                                                                                                                                                                      Om Svenneby hembygdsförening blir kontaktad av person som önskar något av nedan alternativ, ska önskemålet tillgodoses skyndsamt (senast inom 30 dagar):

• Person som önskar bli borttagen från ett register som föreningen hanterar

• Person som önskar få ut information om var uppgifter finns lagrade

• Person som önskar få felaktiga uppgifter rättade

• Person som invänder mot direktmarknadsföring

Vid intrång eller risk att uppgifter hamnat i orätta händer                                                                                                                                                                 

Om Svenneby hembygdsförening upptäcker att intrång har skett eller att det finns risk att uppgifter har hamnat i orätta händer ska föreningen skyndsamt (senast inom 72 timmar) anmäla detta till Dataskyddsinspektionen.

Uppföljning                                                                                                                                                                                                                                      

Svenneby hembygdsförenings styrelse ska årligen följa upp att föreningen arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen (GFPR) gällande från 25 maj 2018. Föreningens riktlinjer för hantering av register ska revideras då behov uppstår. Föreningen ska informera om dessa riktlinjer på hemsidan www.hembygd.se/svenneby/.

Riklinjerna är antagna av Svenneby hembygdsförening 2019-03-21 § 19.

 

Förening:

Svenneby Hembygdsförening

Ändrad av: Svenneby Hembygdsförening (2019-03-31 21:00:27) Kontakta föreningen
Skapad av: Svenneby Hembygdsförening (2013-01-06 16:52:46) Kontakta föreningen