Många föreningar och hembygdsmuseer förvaltar samlingar av föremål, fotografier och annan information. Samlingarna har ofta byggts upp under lång tid och kan liknas vid hembygdens kollektiva minne.
En av föreningarnas viktiga uppgifter är att förvalta och tillgängliggöra samlingarna på ett ansvarsfullt, trovärdigt och hållbart sätt, både för nutida och framtida generationer. För att kunna använda en samling behöver den hanteras, vårdas och struktureras. Föreningen behöver veta vad som finns i samlingen, varför den finns där och var objekten för närvarande befinner sig. Samlingen behöver vara i gott skick och tillräcklig information behöver finnas för att den ska kunna användas och tillgängliggöras på olika sätt.
Samlingsförvaltning omfattar alla de aktiviteter och arbetsuppgifter som har att göra med skötseln av en förenings samling. Samlingsförvaltning är också det sätt som föreningen väljer att planera, strukturera, utföra, utveckla, följa upp och kommunicera arbetet med samlingen. Samlingsförvaltning är en angelägenhet för alla som arbetar med eller kommer i kontakt med samlingar.
Det finns tips och råd att hämta på olika webbsidor, här följer några:
Ta emot samlingar eller låna in bilder för skanning
Ska ni ta emot enskilda fotografier eller fotografisamlingar bör ni skriva avtal med överlåtaren så att ni vet vilka rättigheter föreningen har till bildmaterialet. Det gäller även om ni lånar in material för skanning. Använd gärna mallen som är framtagen av Digisam avtalsmall_overlatelse_bildsamling.docx
Är din förening är intresserad av att lagra digitaliserade fotografier, föremålsregister, ljud och film i en databas? Kolla in vårt samarbete Kollektivt Kulturarv med Stockholms läns museum!
Om insamling och gallring
De flesta hembygdsföreningar som startades under första halvan av 1900-talet sitter med en nästan identisk bas av föremål, nämligen föremål från det gamla bondesamhället.
Här får du några råd för att kunna våga gallra i samlingarna, samt tips på hur man bör tänka när man blir erbjuden nya föremål Råd om insamling och gallring.pdf
Exempel på gåvobrev vid överlåtelse av föremål till hembygdsförening gavobrev-foremal.pdf
En liten historia till varning...
Att gallra bland sina föremål är ibland en nödvändighet, men måste göras med lite eftertanke. Annars kan man riskera att slänga bort något som man senare får ångra.
Vi kan ta ett exempel från verkligheten: En av våra hembygdsföreningar har akut platsbrist och vill slänga bort en gammal orgel. Sagt och gjort – det finns en viss tröskel mot att gallra, men när man väl kommit över den beslutar man snabbt att det skall göras och bokar tid för bil och släp. En person som arbetat en del i sagda förening och har lite överblick över samlingarna, kommer emellertid ihåg att föreningen faktiskt har en annan enklare orgel i betydligt sämre skick som är helt utan proveniens (uppgifter om givare och ursprung). Hon föreslår därför att föreningen undersöker orgeln som är tilltänkt för gallring först för att se om denna kanske har någon proveniens i föreningens föremålsregister. Det har den.
Valet är därmed enkelt, den andra orgeln som är utan proveniens och i sämre skick är den som istället får gå på tippen! Moralen är alltså: Kolla alltid i samlingarna först om du vill gallra bort något. Ett föremål med proveniens bör generellt prioriteras framför ett utan proveniens. Om det inte har andra unika konst- eller stilhistoriska värden förstås!
Orgeln utan proveniens (foto: Kristin Thorrud)
Orgel med proveniens från den lokala Missionskyrkan som nästan åkte på tippen (foto: Upplands Väsby hbf)