Årsmöten i pandemin



Det är årsmötestider i föreningarna och många undrar hur de kan genomföras, med hänsyn till pandemins restriktioner. Vi får inte träffas på riktigt - hur gör vi då? Frågan diskuterades på tre webbseminarier 28/1, 2/2 och 9/2. Seminarierna var öppna för alla medlemmar. På den här sidan ger vi några allmänna riktlinjer. Det finns också litteratur och kurser som tar upp grundläggande föreningsteknik som kan vara bra att ta del av, till exempel via Vuxenskolan som hembygdsförbundet samarbetar med. Se www.sv.se/foreningsutveckling  

Om föreningens stadgar
Stadgarna är föreningens viktigaste dokument. De beslutas av årsmötet och kan beskrivas som ett avtal mellan föreningens medlemmar och den valda styrelsen. Ingen utomstående kan klaga om ni inte följer stadgarna, det kan endast medlemmarna. Det finns ingen lag som styr hur ideella föreningar styrs, men föreningen bedöms ofta utifrån sina stadgar vid till exempel bidragsansökningar.  

Det är viktigt att stadgarna är uppdaterade och relevanta för den verksamhet som föreningen bedriver idag. Många föreningar har stadgar som författats vid tiden för föreningens bildande och kan då innehålla regleringar som inte längre är relevanta. De kan också ha ett ålderdomligt språk som känns främmande för dagens medlemmar. Det är därför viktigt att ibland se över stadgarna och göra nödvändiga förändringar. Ofta krävs det två årsmöten för att ändra stadgarna. Men det kan också räcka med ett årsmöte med kvalificerad majoritetsbeslut. Det ska framgå av stadgarna vad som krävs för att ändra dem.

Stadgarna ska alltid finnas till hands under årsmötet. De är ett viktigt stöd för mötesordförande och om det uppstår frågetecken ska medlemmar själv kunna ta del av stadgarnas innehåll.

Kan man frångå stadgarna?
Styrelsen är ansvarig för föreningen mellan årsmöten. Det ansvaret innebär att man i undantagsfall kan tvingas göra avsteg från stadgarna. Det är då viktigt att komma ihåg att det är medlemmarna som på nästa årsmöte har att godkänna styrelsens arbete när man fattar beslut om att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året. Man ska därför ha goda skäl för att göra avsteg från stadgarna. Det nuvarande läget med pandemi och restriktioner från regeringen är ett fullgott skäl.

Om årsmötet
Stadgarna reglerar hur ett årsmötet ska genomföras och vilka beslut som ska tas. På årsmötet ska styrelsen redovisa en verksamhetsberättelse och avge en ekonomisk rapport. Detta ska ha granskats av föreningens revisor som ska avge en revisionsberättelse. Medlemmarna har möjlighet att påverka verksamheten de kommande åren och beslutar om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna året. Årsmötet tar också beslut om val av styrelse för kommande mandatperiod. Valberedningen har här det viktiga uppdraget att presentera ett förslag för mötet att ta ställning till. Årsmötet har rätt att föra fram andra förslag till ledamöter. Då är det viktigt att dessa är tillfrågade innan mötet. 

Det är brukligt att stadgarna reglerar när mötet ska hållas på året och hur man ska kalla till mötet. Om det står skriftlig kallelse är det inte tillåtet att kalla till möte via annons eller hemsida. En tolkning av skriftlig kan vara kallelse via e-post. Den pågående pandemin gjorde det svårt för föreningar att hålla traditionella årsmöten under 2020. Under 2021 medför den tillfälliga pandemilagen att föreningar i praktiken inte kan hålla ett vanligt årsmöte inom den tid som stadgarna bestämmer. 

Vad är då alternativen?

Skjuta på årsmötet?
Många föreningar valde 2020 att skjuta upp årsmötet tillsvidare i hopp om kunna genomföra det efter att pandemin klingat av. Andra föreningar valde att genomföra årsmötet under sommaren eftersom det gav bättre möjligheter att vara utomhus och efterleva rekommendationer om social distans. Båda alternativen innebär att man frångår stadgarna. Det innebär också att styrelsen förlänger sin mandatperiod tills att ett nytt årsmötet kan genomföras. Ett uppskjutet årsmöte kan få flera konsekvenser, särskilt som det dröjer länge innan mötet kan hållas. Styrelseledamöter kanske måste lämna uppdraget i förväg så att styrelsen inte längre är fulltalig och kan ta beslut. Banken kan kräva in årsmötesprotokoll om vem som är firmatecknare. Kommunen kan också kräva protokoll för att betala ut bidrag. Vi rekommenderar därför att man håller ett årsmöte under våren 2021, i synnerhet om föreningen redan skjutit upp det ordinarie mötet 2020. Man bör också kontakta banken och eventuellt kommunen för att förklara situationen.

Om man väljer att skjuta upp årsmötet är det viktigt att meddela medlemmarna. Detta bör göras i god tid innan det ordinarie årsmötet skulle ha hållits.

Om föreningen inte hade något årsmöte 2020 är det möjligt att slå ihop 2020 och 2021 års möten. Då redovisas verksamhet och ekonomi för båda åren samtidigt.

Årsmöte per capsulam?
Flera föreningar har valt att genomföra ett årsmöte per capsulam, vilket innebär att besluten tas utanför ett ordinarie möte utan att medlemmarna är med. Per capsulam-beslut ska endast användas då en fråga inte kan vänta till nästkommande möte, vilket är befogat i den rådande situationen när det gäller en del av de beslut som årsmötet behandlar.  Enligt praxis ställs det krav på högre enighet vid ett per capsulam-beslut. Det är därför inte lämpligt att ta per capsulam-beslut i frågor som behöver diskuteras med medlemmarna. Det handlar därför främst om godkännande av verksamhet och ekonomi för det gångna verksamhetsåret, beslut om ansvarsfrihet och val av styrelse, valberedning och revisor. I det fall årsmötet också beslutar om vem som ska vara firmatecknare, måste det också beslutas per capsulam. Det är dock inte ovanligt att styrelsen inom sig tar beslut om firmateckning. Ett gott råd är att alltid ha utsett två firmatecknare som har teckningsrätt var för sig utifall något händer en av dem.

Per Capsulam via brev eller e-post: Årsmöteshandlingar sänds ut via brev eller e-post. Styrelsen skickar underlag för beslut till samtliga medlemmar. Det är viktigt att det framgår tydligt vad man ska besluta om. Man bör iaktta stadgarna som vanligen reglerar hur lång tid innan ett årsmöte som medlemmarna ska kunna ta del av handlingarna och ange ett sista svarsdatum. Medlemmen får möjlighet att ställning till förslagen och styrelsen ska sedan meddela resultatet. Vid nästa ordinarie årsmötet ska per capsulam-beslut protokollföras under en egen punkt i protokollet för att läggas till handlingarna, det skrivs då in att beslutet har fattats per capsulam.

I praktiken kommer inte alla medlemmar att skicka in sina svar. Det är inte konstigt utan kan jämföras med att många medlemmar inte väljer att delta i ett vanligt årsmöte. Det viktiga är att alla medlemmar får underlaget för beslut. Man kan också ta per capsulam-beslut via telefon eller samtal, men det fungerar i praktiken endast i en mindre grupp - till exempel när beslut ska tas inom styrelsen.

Läs mer om årsmöte genom per capsulam beslut i bilaga, länk nederst på sidan

Digitalt årsmöte?
Det finns i dag bra alternativ för att genomföra ett årsmöte digitalt. En vanlig invändning är att medlemmarna inte är mogna för den typen av lösning, främst med hänsyn till ålder men också för att det kan verka diskriminerande eftersom endast de som kan använda tekniken kan delta. Det kan säkert vara så i många föreningar. Erfarenheten från 2020 visar dock att de som föreningar som prövat digitala årsmötet gjort det med gott resultat. Då det traditionella årsmötet vanligen lockar en begränsad skara medlemmar, kan ett digitalt årsmöte locka medlemmar som annars inte deltar. Här kan finnas utvecklingsmöjligheter för föreningen. Fördelen med ett digitalt årsmöte jämfört med årsmöte per capsulam är att det ger styrelsen möjlighet att kommunicera direkt med medlemmarna och att det går att föra en diskussion om verksamheten framåt. Nedan hittar ni Vuxenskolans handledning för digitalt årsmöte.

Vikten av god kommunikation
Pandemin begränsar våra möjligheter att träffas. Många är isolerade i sina hem, det gäller inte minst många hembygdsmedlemmar i hög ålder. Hembygdsföreningen är ofta en fast punkt i tillvaron och saknaden kan därför vara stor efter det sociala sammanhang som föreningen erbjuder. I det läget kan det betyda mycket att få en hälsning från föreningen, i brevlådan, som e-post eller ett telefonsamtal. När föreningsdemokratin inte kan upprätthållas med fysiska möten är det viktigt att kompensera det med god information. 

Vikten av registervård
Medlemsregistret är föreningens viktigaste tillgång. Det är viktigt av flera skäl att vårda registret. Den nya dataskyddslagen GDPR innebär att man inte får spara personuppgifter för tidigare medlemmar och därför ska man rutinmässigt rensa ut inaktuella uppgifter från registret. Det borde också vara en självklarhet att samla in e-postadresser till medlemmarna. I Sverige har vi kunnat skicka e-post i 30 år och det bör vara det huvudsakliga sättet att kommunicera med medlemmarna. Man sparar mycket pengar på det. Om det finns medlemmar som saknar e-post kan man komplettera med brevutskick för dessa. 

Presentationer från webbseminarier om årsmöten under pandemin:
Anna-Karin Andersson, vice ordförande i SHF: Årsmöten under pandemin.pdf
Eva Humble,  Lilla digitala mötesskolan, Vuxenskolan.pdf

Vägledning för skriftligt årsmöte - per capsulam

SHF:s rekommendationer för stadgar i hembygdsföreningar hittar ni på den här sidan: styrdokument och avtal. De innehåller förslag till det viktigaste och kan anpassas för att passa just er förening. 

Förening:

Sveriges hembygdsförbund

Ändrad av: Sveriges hembygdsförbund (2021-03-17 21:47:08) Kontakta föreningen
Skapad av: Sveriges hembygdsförbund (2021-02-03 11:15:03) Kontakta föreningen