Exempel på hur man räknar

Administration
Att räkna ut att det är 6 personer på ett styrelsemöte som pågår i 3 timmar och bokföra 18 timmar är ju enkelt. Men glöm inte alla ”dolda” timmar. Förberedelser för ordförande att tänka igenom alla punkter och hur man ska tackla vissa frågor, ta reda på fakta, kontakter osv.

För sekreteraren som ska skriva dagordning och se till att bilagor finns med, kanske kopiera material osv. Kassören som bokfört, gjort sammanställningar och kommer med rapporter och förslag om budget osv. En del hembygdsföreningar har arbetsgrupper som i sin tur har möten med allt vad det innebär och som även rapporterar till styrelsen.

Ta med efterarbetet; tiden det tar att se till att det informeras om de beslut som fattats och att de verkställs, att skriva och distribuera protokoll osv.

Ta med allt arbete med:
• Årsrapporter och medlemsregister/utskick.
• Årets program, arbete md att sätta samman det och att sprida det.
• Skrivelser till kommunen och andra instanser samt arbetet med ansökningar.
• Information till medlemmarna – glöm inte Hemsidan.

Evenemang
Det är många som deltar som funktionär under själva midsommarfesten, hembygdsdagen eller höstmarknaden. De personernas tid ska förstås räknas. Men det är mycket arbete som läggs ner på förberedelser, ofta för många inblandade personer. Alla praktiska göromål t ex i hembygdsgården men även i hemmet. Och glöm inte efterarbetet med att städa och återställa. Tänk även på att räkna in tid för arrangemang ni ordnar tillsammans med andra.

Övrigt
Vård och underhåll av byggander, föremålssamlingar, och utemiljöer. Arbetet med arkiven, dokumentation, registrering och digitalisering av foton och dokument, Bygdeband etc. Arbetet med att skriva lokalhistoria, hembygdsböcker och tidskrifter. Tid att ta fram studiematerial och att genomföra studiecirklar. Under denna punkt tar ni med tid för det arbete som inte passar in under punkterna ovan.

• Ta alltid med tid för transporter, till och från möten, till affärer för inköp osv.
• Glöm inte tid för kaffekokning och att ställa iordning lokaler för möten, visningar mm, och så efterarbetet förstås, borden dukar ju inte av sig själva!
• Tänk på tid för inläsning, telefonsamtal och tid för kontakter.
• Räkna in allt arbete som utförs utanför hembygdsgården och/eller möteslokalen, t ex i hemmet, vid köksbordet och spisen, i snickarboden eller vävstugan.
• Flera kan fylla i svarsformulären. Till exempel de aktiva med förtroendeposter i styrelsen som utför mycket arbete i hemmet. Arbete med evenemang, underhåll av hembygdsgården, dokumentation och forsking mm, utförs ofta i arbetsgrupper. Det kan vara bra om arbetsgrupperna får en kopia på svarsformuläret där tiden ska fyllas i varje månad. Blanketterna lämnas sedan till den i föreningen som får huvudansvaret att ställa samman svaren och sända dem till Sveriges Hembygdsförbund.